关于文档管理制度及措施,文档管理制度这个问题很多朋友还不知道,今天小六来为大家解答以上的问题,现在让我们一起来看看吧!
1、编号:Q/LD-GL-TG-01 公司文件管理制度 拟 制: 审 核: 批 准: 1.目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。
2、 2.范围 本制度适用于公司所有有效文件。
3、 3.职责 3.1体系管理办公室 3.1.1 负责建立健全公司文件管理制度,负责本制度的制定与修改。
4、 3.1.2 负责公司文件的下发及管理。
5、 3.1.3 负责本制度的实施。
6、 3.2 其它各部门 3.2.1负责拟制与本部门工作职责相关的文件。
7、 3.2.2负责按本制度规定执行 4.程序内容 4.1公司文件的分类 4.1.1 公司文件进行以下分类: A层文件:手 册 B层文件:程序文件 C层文件:文件(包括管理制度、作业指导书、操作规程、相关记录、标准化表格、外来文件等)。
8、 4.1.2外来文件 (1)法律法规及相关政策要求;(2)技术标准。
9、 4.2公司文件的管理 4.2.1公司文件管理归口于体系管理办公室,体系管理办公室负责所有公司文件的下发管理,负责建立健全公司文件管理制度,加强公司文件的统一协调与管理,保证公司文件处理工作高效运转。
10、 4.2.2公司各类发文在有效期内均实行受控管理。
11、所谓受控文件就是指有效文件。
12、有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。
13、明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件,是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。
14、对于公司以文本打印的形式下发的文件,只有盖有受控章的文件在受控范围内,签收人不得复印,如因复印导致的执行非受控有效文件,造成的问题由执行人负责。
15、 4.3文件编制与审批 4.3.1文件格式要求 (1)文件要有名称、编号、版本、实施日期、拟制/审核/批准人等。
16、 (2)文件的内容包括:目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。
17、 (3)文件应字迹清楚,标示明确。
18、 4.3.2文件的编制与审批 各部门适用的文件由各部门根据相关程序的要求编制,部门领导或主管领导审核,经管理者代表批准,体系管理办发放,保存相关记录。
19、 4.4文件编号 公司文件按照如下规则编号: Q/LD-XX-XX-XX 文件顺序号,按002等依次编号区分。
20、 部门汉语拼音名称缩写。
21、 代表公司管理文件类型缩写。
22、 代表公司内部文件。
23、 各部门汉语拼音名称缩写为: 体系管理办公室TG,行政综合办公室ZH,财务部CW,安全管理办公室AG,质检部ZJ,人力资源RL,市场部SC,设备部SB,电仪车间DY,甲醚分厂JM,DCB分厂DCB。
24、 公司管理文件类型缩写: 作业指导书ZD, 操作规程GC, 规范GF, 质量计划JH, 标准BZ,管理制度GL。
25、 4.5文件下发与签收 4.5.1公司所有文件的下发,均需填写《文件发放回收记录》。
26、 4.5.2新文件的下发如涉及到原有文件的作废,应在新文件下发后立即废止,且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。
27、 4.5.3公司所有下发的文件,必须办理签收手续。
28、由体系管理办公室提供《文件发放回收记录》,交相关收文人员签收。
29、 4.6文件的保存 4.6.1文件的保存形式:文件可以以书面形式或电子版形式保存,以电子版形式保存时,应有备份。
30、 4.6.2文件的原件由体系管理办公室负责保存,副本由各部门负责保存。
31、 4.6.3文件要分类保存,便于阅览;查阅和借阅文件,需经文件管理部门同意并作好记录,借阅文件的时间一般不得超过10天。
32、 4.6.4当文件被毁坏、污染、脱色时,应重新领取新文件同时交还原文件;文件丢失时,向文件发放部门重新申请领取新文件。
33、 4.6.5所有失效或作废文件由相关部门及时从使用现场撤出,加盖“作废”印章,防止作废文件的非预期使用;对于作废文件因保留信息等需要不能销毁而需保存的,须经管理者代表批准,加盖“作废留存”印章,并在《文件、资料废弃记录表》上加以注明。
34、 4.7文件的修改 文件的修改包括换版、更改、补充,由体系管理办负责。
35、 4.7.1 文件的持有者在使用过程中发现内容不适用时,由持有者提供更改申请,并填写《文件更改申请表》送交体系管理办。
36、 4.7.2 文件更改的审批,应由原审批人进行,当原审批人不在职时,可由接替其岗位的人员审批,但其应获得审批所需要的有关背景资料。
37、 4.7.3 文件经过多次更改或需修改内容超过原文的三分之一时,应由公司组织专业人员修订换版,由体系管理办在原《文件更改申请单》上注明,报管理者代表审批。
38、 4.7.5 有关工艺、技术、程序的重要文件,应经必要的验证后由原批准者审批。
39、 4.8文件的废弃与销毁 4.8.1废弃文件时,记录作废原因,经过有关部门的审核,得到有关文件最终认可者的认可后,通报给体系管理办,原文件发放部门在作废文件上加盖“作废”印章并收回。
40、 4.8.2文件被作废后,文件控制部门在《文件发放回收记录》上作有关文件编号的删除标识,登记在《文件、资料废弃记录表》上,并整理文件目录。
41、 4.8.3文件被作废后,因特殊需要留存的,应在原文件上加盖“作废留存”印章,并与现行文件分开保存。
42、 4.8.4文件的销毁由各部门提出申请,经管理者代表批准,体系管理办实施。
43、 4.9 文件的复制 任何部门未经许可不准私自复印、拷贝文件,需要复制文件时,应向管理部提出申请,经原文件批准人核准后方可复制。
44、 5.相关记录 《文件发放回收记录》 《文件借阅、复制记录》 《文件、资料废弃记录表》 《文件更改申请单》 《文件销毁申请》 《文件有效性检查表》。
本文分享完毕,希望对大家有所帮助。
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